Wie Microsoft TEAMS unser Unternehmen verändert (hat)

März 2020. Und mit einem Schlag war alles anders.

Wahrscheinlich gibt es keinen Auslöser in den letzten 20 – 30 Jahren, der so schnell unsere Arbeitswelt beeinflusst hat, wie die COVID-19 Pandemie. Unternehmen stellten auf einmal fest, wie sich gute IT-Investitionen aus der Vergangenheit nun auf einmal bezahlt machen. Wohl den Unternehmen, die VPN, mobile Devices und Cloudtechnologien bereits im Einsatz hatten. Viele Firmen schickten zunächst die Mitarbeiter nach Hause und arbeiteten dann mit Hochdruck an schnellen Lösungen für Webmeetings oder Firmenzugriff. Von der passenden Bandbreite für das Firmennetzwerk ganz zu schweigen.

Zum Glück ist die STAR COOPERATION® seit Jahren „mobil“ arbeitsfähig. Unsere Kollegen, die weltweit in unterschiedlichsten Zeitzonen und Projekten im Einsatz sind, haben uns quasi „vorbereitet“ auf diese Situation. Microsoft TEAMS war bereits seit einigen Wochen ausgerollt und die Akzeptanz und Nutzung – wie üblich bei einer neuen Software, welche Verhaltensweisen massiv in Frage stellt – eher mäßig. Das hat sich auf einen Schlag im März 2020 geändert.

Schau nie zurück.

Ein kleiner Blick zurück in die Vergangenheit. Seit über 20 Jahren bin ich in der IT (na ja – es können auch schon ein paar Jahre mehr sein...). Immer wieder habe ich – im Auftrag von Kunden oder durch eigene Motivation – versucht neue Systeme einzuführen, die dem Unternehmen halfen, Wissen zu sammeln, Daten zu finden und die Zusammenarbeit zu optimieren. Zuerst war es IBM Lotus Domino und IBM Lotus Notes als „Collaboration-Plattform“. Dokumentorientiert, skalierbar, replikationsfähig (und damit mobil nutzbar) und quasi auf jedem Rechner einsatzfähig. Ergänzt um IBM Sametime als Chat-Tool und „Awareness“-Plattform. Quasi der „heiße Scheiss“ in mittleren und großen Unternehmen der 90er. Aber leider war die Oberfläche nie wirklich sexy. Anwender taten sich schwer mit dem großen Funktionsumfang und irgendwann hatte IBM als Hersteller andere Werkzeuge entwickelt und nach und nach die Lust an Notes und Domino verloren. Einer der wesentlichen „Knackpunkte“ für immer größere Marktverluste war auch die schlechte Integration mit Microsoft Office-Produkten. Diese waren fast auf jedem Arbeitsplatz im Einsatz und der Siegeszug von Word, Excel und PowerPoint nicht mehr aufzuhalten.

Kleiner Zeitsprung – 10 Jahre später (so gegen 2008): Internet ist allgegenwärtig, Apple startet seinen fantastischen Siegeszug mit iPhone und Co. und Facebook erobert inzwischen seit 4 Jahren die Welt. In den Unternehmen hat sich im Bereich IT-Anwendungen nichts Wesentliches getan. Microsoft Office regiert die (Büro)-Welt. Mails liegen schön in vielen verteilten Mailboxen und nach wie vor werden Dokumente und Dateien in mehr oder wenig strukturierten Fileshares abgelegt. Aber das „Finden“ von Informationen und das Sammeln von Wissen ist auf dem Stand der 80er Jahre.

Natürlich gab es immer wieder neue Technologien und Methoden, um dieses Problem zu lösen. Sei es „Webportale“ als zentraler Informationshub (aber oft nicht integrativ, sondern „On-Top“) oder „Enterprise Search“-Lösungen. Quasi Google inhouse. Unterm Strich aber weiterhin viele unterschiedliche Oberflächen, Anwendungen und viel Verwirrung.

Zurück in die Gegenwart.

Mit der Umstellung des Lizenzmodells von Microsoft von „Kauflizenz“ auf „Mietlizenz“ und den dementsprechenden Produkt-Bundles im Abo, haben alle Unternehmen einen ganzen Strauß an Produkten zur Verfügung gestellt bekommen. Outlook, Excel, Word und auch Sharepoint, Delve und Microsoft TEAMS.

Was ist denn Microsoft TEAMS? Schwierig in einem Wort zu erklären. Microsoft positioniert die Lösung als eine „Plattform, die Webmeetings und Besprechungen, Chat und Notizen sowie Anhänge mit Microsoft Office integriert“. Klar, nee? Besser finde ich die Umschreibung „Information-Hub“ – also ALLE Informationen in einer Oberfläche. Die Speicherung (der meisten) Daten erfolgt aber nach wie vor in Sharepoint, Outlook oder, oder... Zusätzlich löst Microsoft TEAMS definitiv Mitte 2021 Skype-for-Business ab. Ein Grund mehr also, sich mit Microsoft TEAMS intensiv zu beschäftigen.

Alle diese Gründe haben uns letztes Jahr dazu bewogen, Microsoft TEAMS einzuführen. Im Rückblick also gerade zur richtigen Zeit. Aus den jahrelangen Erfahrungen mit Software-Einführungen haben wir natürlich alle Register des „Roll-Out-Marketing“ gezogen. Ankündigungen im Intranet, Mailings und E-Learnings etc.

Trotzdem hatten wir nicht mit der Dynamik durch „Remote Working“ während Corona gerechnet.

Was hat sich seitdem in unserem Unternehmen geändert?

Als erstes wurde Microsoft Teams natürlich massiv für Online-Meetings ab März verwendet. Schneller, stabiler und auch einfacher in der Bedienung als Skype-for-Business. Die Akzeptanz für dieses Feature war sofort bei 100%. Die weiteren Möglichkeiten haben sich den Mitarbeitern aber erst nach und nach erschlossen. Nach neun Monaten Erfahrung, nachfolgend ein kleines Summary.

Die TEAM-Funktion mit unterschiedlichen Kanälen wird inzwischen für jede Art von Projekten in unserer Firma genutzt. Anstelle von Dateiablage und Ordnerstrukturen, werden nun die TEAMS-Ablagen genutzt, welche die Daten anstelle des Filesystems nun in Sharepoint in der Cloud speichern. Ach, fast vergessen: Alle Funktionen verwenden wir ausschließlich via Microsoft Cloud. Damit können alle Kollegen OHNE VPN oder Terminalserverfunktionen von überall auf alle Daten und Informationen zugreifen. Und dies auch über iOS und Android-Geräte. Dies hilft natürlich auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Lieferanten. Auch die können über TEAMS integriert werden. Wirklich ganz einfach und ohne Unterstützung der IT.

Zusätzlich haben bei uns alle Bereiche wie HR, Finance und IT eigene TEAMS innerhalb von Microsoft TEAMS. Darüber können Informationen geteilt und Neuerungen bekannt gegeben werden. Dabei fällt mir an dieser Stelle wieder auf: Bitte Microsoft – könnt ihr nicht einen eigenen Namen für die „Räume“ (so wird das oft bei anderen Herstellern genannt) in TEAMS definieren? Wieso müssen diese „Räume“ in Microsoft TEAMS auch TEAMS heißen? Das hat für ziemlich viel Verwirrung bei unseren Kollegen geführt. Danke dafür!

Eine Chat-Funktion war allen schon vertraut – in der Vergangenheit hatten wir bereits intern ein Chat-System im Einsatz. Allerdings macht das in TEAMS deutlich mehr Spaß – Emoticons und Giphy (bewegte GIF-Dateien) peppen die virtuelle Unterhaltung auf und machen Lust auf Kommunikation. Manchmal kann es ganz einfach sein...

Nach und nach haben die Kollegen dann auch entdeckt, dass der „Activity-Stream“ (eigentlich heißt das in TEAMS „Beiträge“) eine tolle Funktion ist, um alle Neuigkeiten und Informationen beispielsweise nach dem Urlaub, auf einen Blick zu haben. Statt 1.500 Emails zu lesen kann sehr schnell in den relevanten TEAMS ein Überblick über alles Wichtige erfasst werden. Auf Dauer wird TEAMS nach meiner Meinung die E-Mail-Funktion aus Outlook ersetzen. Eine Kommunikation zum Projekt wird im passenden TEAMS erfasst, dort gechattet oder die Aufzeichnung eines Webmeetings mitgespeichert. Perfekt!

Wichtig für die einfache Bedienung ist hauptsächlich die nahtlose Integration aller Standard-Office Anwendungen. Und dabei kann sogar gewählt werden, ob ich Word als Browser-Version verwenden möchte oder ob ich das Dokument auschecke und mit der Desktopversion bearbeiten möchte. Zusätzlich gibt es viele weitere „Apps“ von Microsoft oder Fremdanbietern, mit weiteren Funktionen. Planner mit Kanban-Board, Jira-Integration oder Darstellung der Unternehmensorganisation mit allen Kontaktdaten und der Berichtsebene. So gestaltet sich gerade, zu meiner großen Freude, eine schöne neue Welt.

Fazit: Microsoft TEAMS hat unsere interne (und auch externe) Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich verändert. Webmeetings sind inzwischen Standard – und das wird auch nach Corona so bleiben. Projekt“räume“ mit allen Informationen für alle Beteiligten mit Zugriff von überall – nicht mehr wegzudenken. Der „Activity-Stream“ hilft uns, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Ohne tausende E-Mails lesen zu müssen. Und das ist nur ein kleiner Teil der Veränderungen. Die Reise geht weiter.